Três siglas parecidas, três documentos diferentes. A NF-e, a NFC-e e a NFS-e são os modelos de documento fiscal eletrônico mais usados no país, e escolher o errado pode gerar multa, nota rejeitada ou cliente sem conseguir aproveitar crédito. Entender os tipos de nota fiscal eletrônica é uma das primeiras tarefas de quem abre uma empresa, e continua importante para quem amplia as atividades, passa a vender para outros estados ou começa a atender empresas.
O critério básico: mercadoria ou serviço
A primeira pergunta é o que a empresa está vendendo.
- Circulação de mercadorias, sujeita ao ICMS e administrada pelas secretarias estaduais da Fazenda, é documentada por NF-e ou NFC-e.
- Prestação de serviços, sujeita ao ISS e administrada pelos municípios, é documentada pela NFS-e.
A segunda pergunta, no caso das mercadorias, é para quem se vende e em que condições. É ela que separa a NF-e da NFC-e.
“A primeira pergunta é o que a empresa está vendendo..”
NF-e: a nota das operações entre empresas e da indústria
A Nota Fiscal Eletrônica, identificada como modelo 55, é o documento mais completo. Ela é usada em:
- vendas de indústrias e distribuidores para outras empresas;
- vendas para outros estados;
- operações de importação e exportação;
- remessas, devoluções, transferências entre filiais e envios para conserto ou demonstração;
- vendas ao consumidor final que exigem dados completos do comprador ou entrega com transporte documentado.
A NF-e é emitida e autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda do estado. Para acompanhar o transporte, é impresso o Danfe, uma representação simplificada que traz a chave de acesso para consulta.
Na indústria, praticamente todas as operações passam pela NF-e, inclusive a entrada de matéria-prima e a saída de produtos acabados.
NFC-e: a nota do varejo para o consumidor final
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, modelo 65, foi criada para substituir o antigo cupom fiscal emitido por equipamentos de automação comercial. Ela é usada nas vendas presenciais ou com entrega em domicílio, dentro do estado, para consumidores finais, pessoas físicas.
Suas principais características:
- emissão rápida, com dados simplificados do comprador, sendo o CPF opcional em muitos casos;
- impressão de um documento auxiliar com código de leitura para consulta pelo consumidor, ou envio digital;
- uso em lojas, restaurantes, farmácias, supermercados e demais negócios de venda direta.
Uma loja pode precisar das duas notas: NFC-e para o cliente do balcão e NF-e quando vende para uma empresa, envia mercadoria para outro estado ou faz uma devolução ao fornecedor.
NFS-e: a nota dos serviços
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica documenta a prestação de serviços sujeitos ao ISS, como consultoria, manutenção, serviços de saúde, contabilidade, educação e tecnologia. Historicamente, cada município definia seu próprio sistema e modelo, o que obrigava empresas com clientes em várias cidades a lidar com regras diferentes.
Esse cenário vem mudando com o padrão nacional da NFS-e, que unifica o leiaute e permite a emissão por um emissor nacional. O microempreendedor individual prestador de serviço já emite pelo sistema nacional, e a adoção pelos municípios avançou com a reforma tributária, que exige documentos padronizados para o novo imposto sobre bens e serviços. Ainda assim, é importante verificar a regra do município onde a empresa está estabelecida.
Empresas que vendem mercadorias e também prestam serviços, como uma loja que vende e instala equipamentos, podem precisar emitir NF-e ou NFC-e para o produto e NFS-e para o serviço, conforme a legislação local e estadual.
O que é preciso para começar a emitir
Os requisitos variam conforme o modelo, mas o roteiro básico inclui:
- CNPJ ativo e inscrição estadual, para mercadorias, ou municipal, para serviços;
- certificado digital da empresa, exigido para NF-e e NFC-e e, em muitos casos, para a NFS-e;
- credenciamento na Secretaria da Fazenda como emissor de NF-e ou NFC-e, conforme as regras do estado;
- código de segurança do contribuinte, gerado no portal estadual, para a NFC-e;
- sistema emissor atualizado, próprio ou contratado, compatível com os leiautes vigentes;
- cadastro correto dos produtos, com classificação fiscal e códigos de tributação definidos com o contador.
Os leiautes das notas estão sendo ajustados para incluir os novos tributos da reforma, o que torna ainda mais importante manter o sistema emissor atualizado.
O que você ainda pode perguntar
O MEI precisa emitir nota fiscal? O MEI é dispensado de emitir nota nas vendas e serviços para consumidores pessoas físicas, mas deve emitir quando vende ou presta serviço para empresas. Para serviços, a emissão é feita pelo padrão nacional da NFS-e.
Posso emitir NFC-e para uma empresa compradora? Em regra, não. A NFC-e é destinada ao consumidor final pessoa física. Quando o comprador é uma empresa, especialmente se vai aproveitar crédito ou revender, o documento adequado é a NF-e.
Nota emitida com erro pode ser corrigida? Depende do erro. Algumas informações podem ser ajustadas por carta de correção eletrônica; outras exigem cancelamento dentro do prazo permitido ou emissão de nota complementar. Valores, impostos e dados do destinatário, em geral, não podem ser alterados por carta de correção.
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