Em 31 de outubro de 1924, no encerramento do primeiro congresso internacional de caixas econômicas, realizado em Milão, na Itália, os participantes proclamaram o Dia Mundial da Poupança, com a missão de estimular o hábito de guardar dinheiro. Um século depois, a data costuma ser associada às finanças das famílias, mas a lição vale igualmente para o caixa das pequenas empresas.
Toda empresa vai enfrentar, cedo ou tarde, um mês em que o dinheiro que entra não cobre o que sai: um cliente grande que atrasa, uma máquina que quebra no pico da produção, um trimestre de vendas fracas. A diferença entre atravessar esse período com tranquilidade ou recorrer ao cheque especial está numa decisão tomada muito antes: ter ou não uma reserva financeira da empresa.
Por que a empresa precisa de reserva
Capital de giro e reserva não são a mesma coisa. O capital de giro sustenta a operação normal, cobrindo o intervalo entre pagar fornecedores e receber dos clientes. A reserva é o colchão para o que foge do normal: queda inesperada de receita, despesa extraordinária, perda de um contrato ou atraso de um cliente relevante.
Sem esse colchão, a empresa fica vulnerável a crédito caro e decidido às pressas. Com ele, ganha tempo para ajustar custos, renegociar prazos ou esperar a recuperação das vendas sem comprometer a operação.
“Capital de giro e reserva não são a mesma coisa.”
Como definir o tamanho da reserva financeira da empresa
Não existe número único, mas uma referência comum é manter o equivalente a três a seis meses de custos fixos. O cálculo parte de uma pergunta: quanto a empresa gasta por mês mesmo que não venda nada?
- Some aluguel, folha de pagamento com encargos, pró-labore, contador, sistemas, contas fixas e parcelas de financiamentos.
- Multiplique pelo número de meses de proteção desejado.
Alguns fatores pedem uma reserva maior:
- Receita concentrada em poucos clientes.
- Negócio sazonal, com meses de faturamento muito baixo.
- Setor sujeito a oscilações de preço ou de demanda.
- Dependência de equipamentos cuja parada interrompe a produção.
Empresas com receita pulverizada e recorrente podem trabalhar com uma reserva menor.
Onde deixar o dinheiro aplicado
A reserva precisa cumprir três requisitos, nesta ordem: segurança, liquidez e rendimento. De nada adianta uma aplicação rentável se o dinheiro não puder ser resgatado quando for preciso.
Opções usadas com frequência para esse fim:
- Títulos públicos pós-fixados, que acompanham a taxa básica de juros e podem ser vendidos antes do vencimento.
- CDBs com liquidez diária, de instituições sólidas, que permitem resgate a qualquer momento.
- Fundos de renda fixa conservadores, atentando às taxas de administração e ao prazo de resgate.
- Contas remuneradas empresariais, verificando as condições de rendimento.
Aplicações com carência longa, renda variável ou produtos complexos não são adequadas para a reserva. Também vale lembrar que o dinheiro da reserva deve ficar separado da conta de movimento, para não ser consumido aos poucos nas despesas do dia a dia.
Como formar a reserva sem sufocar o caixa
Poucas empresas conseguem separar de uma vez o valor ideal. O caminho mais realista é construir a reserva aos poucos:
- Defina um percentual fixo do faturamento ou do lucro para transferir todo mês, mesmo que pequeno.
- Aproveite meses bons, destinando parte do resultado extra à reserva.
- Automatize a transferência, para que ela aconteça antes que o dinheiro seja gasto.
- Estabeleça uma meta intermediária, como um mês de custos fixos, e comemore quando for atingida.
Regras para usar a reserva
Uma reserva sem regras de uso acaba virando dinheiro para qualquer finalidade. Vale combinar entre os sócios, por escrito, em que situações ela pode ser acionada:
- queda de receita que ameace o pagamento de salários, impostos ou fornecedores;
- despesa extraordinária e inevitável, como conserto urgente de equipamento essencial;
- atraso relevante de cliente importante.
E o que não justifica usar a reserva: distribuição de lucros, compras por impulso, investimentos em expansão ou cobertura permanente de prejuízo. Se a empresa precisa da reserva todo mês, o problema não é de caixa, é de modelo de negócio, e exige revisão de preços e custos.
Depois de usada, a reserva deve ser recomposta com prioridade, seguindo o mesmo plano de aportes mensais.
O que você ainda pode perguntar
A reserva da empresa pode ficar na conta pessoal do sócio? Não é recomendado. Misturar recursos da empresa com os pessoais dificulta o controle, pode trazer problemas fiscais e contábeis e aumenta o risco de o dinheiro ser usado para outra finalidade.
Poupança é uma boa opção para a reserva da empresa? Pessoas jurídicas com fins lucrativos têm tributação diferente na poupança em relação à pessoa física, o que costuma reduzir sua atratividade. Títulos públicos pós-fixados e CDBs com liquidez diária tendem a ser alternativas mais eficientes.
Vale a pena quitar dívidas antes de formar a reserva? Depende do custo da dívida. Dívidas caras, como cheque especial, costumam custar muito mais do que qualquer aplicação rende. Em geral, faz sentido manter uma reserva mínima e usar o restante para quitar os débitos mais caros.
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